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Como preencher uma planilha de prestação de contas de viagem

Planilha de prestação de contas de viagem não precisa ser um grande desafio. Veja as melhores práticas e como criar!

Na hora de preencher uma planilha de prestação de contas de viagem, diversas dúvidas começam a surgir? 

Olha... Esta situação é bastante comum para gestores de viagens ou secretárias de empresas. Principalmente quando utilizam viagens corporativas para desenvolver e impulsionar melhor seus negócios.

Por isso, selecionamos dicas e boas práticas para sua organização!

Como fazer uma planilha de prestação de contas de viagem

planilha de prestação de contas de viagem

Antecipe seus custos

Uma das melhores maneiras de organização e controle de despesas é antecipar seus custos com viagens corporativas.

Primeiro, faça uma lista de itens essenciais em que é possível reservar com antecedência.

Registre os valores, como passagens aéreas, hospedagens e transfers.

Despesas extras

Preveja também as despesas extras que podem acontecer durante as viagens.

Registre esses dados em uma coluna separada das demais despesas.

Guarde os comprovantes

Todo e qualquer custo feito durante a viagem, que esteja relacionado com o objetivo no destino, deve ser aguardado. 

Por isso, sempre peça por recibos e comprovantes. E, depois, organize os papéis por datas.

Incentive boas práticas

Outras boas práticas devem ser inseridas entre seus colaboradores para controle na hora de prestar contas de viagens.

  • Estruture uma política de viagens: desta maneira ficará mais fácil obter organização e controle dos custos;
  • Organize fluxos de aprovação e organização: assim, é possível também ter maior controle do que foi permitido e realizar processos mais claros;
  • Liste itens básicos presentes de maneira comum em viagens corporativas;
  • Não deixe para prestar contas semanas ou meses depois da viagem: faça o controle o quanto antes para evitar problemas, como esquecimento ou perda de comprovantes.

Escolha uma forma de controle

Com todos os dados em mãos, chegou a hora de estruturar sua planilha de prestação de contas de viagem.

Se sua escolha é por fazer de forma manual, crie uma planilha com todos os itens, dias e custos. Se possível, permita inserir comentários para melhor organização.

O ideal é que, ao final de cada dia de viagem, seu colaborador preencha o que foi gasto durante todo o período. 

Se optar por planilhas compartilhadas, a empresa ainda poderá acompanhar em tempo real as despesas e estar de olho dos gastos com a viagem!

Dica extra: Conte com especialistas!

Se para você, este processo ainda demanda muito tempo e bastante colaboração de seu funcionário, contar com uma empresa especialista é a melhor opção.

Imagine poder automatizar esse controle, integrando sua política de viagens?

A Alatur JTB possui um serviço de gestão com atendimento dedicado e ferramentas de tecnologia inovadoras para atender a todas as exigências do mercado corporativo.

Inclusive em relatórios gerenciais para total controle de seu programa de viagem.

Ou seja, é ideal para alinhar praticidade, segurança e produtividade a sua empresa!

Conte conosco para saber mais!

Tags: Viagens corporativas, viagem online