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Como calcular o custo de viagem corporativa?

Saber calcular o custo de viagem corporativa permite reduzir despesas e aumentar o desenvolvimento da empresa

Calcular o custo de viagem corporativa tem sido um desafio para você? 

Se esta é uma tarefa complicada no dia a dia de sua empresa, é provável que seus colaboradores realizem uma grande quantidade de viagens corporativas.

E mesmo que esse tipo de viagem tenha o objetivo de obter benefícios financeiros aos negócios, com a falta de controle, acabam gerando mais custos.

Ou seja... A ação acaba não sendo tão positiva assim, certo?

Cenário das viagens corporativas

Ao constatar essa desvantagem em sua empresa, não se desespere!

Uma pesquisa da ALAGEV (Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas) constatou números impressionantes.

Apenas em 2015, viagens como essas movimentaram o mercado, chegando a 38,73 bilhões de reais!

Por isso, o estudo também concluiu que esse tipo de despesa está entre os maiores gastos das empresas e o que mais sobrecarrega o caixa.

E claro, a dificuldade em controlar as despesas vira então prioridade quando o assunto é viagens corporativas.

Afinal, com o controle e a organização é possível, além de reduzir os custos, também melhorar o desenvolvimento e a competitividade da empresa no mercado em que atua.

Então, como calcular custo de viagem corporativa?

Calcular o custo de viagem

Diversas estratégias podem ser usadas para calcular custo de viagem corporativa. 

Entretanto, para te ajudar nessa tarefa disponibilizamos dicas que vão ajudar no controle dessas despesas. Confira os passos!

Passo 1: Liste os gastos básicos de viagens

  • Passagens aéreas;
  • Check-in e Check-out;
  • Transporte;
  • Alimentação;
  • Segurança,
  • Despesas extras.
Passagens aéreas

Problema: O relacionamento com fornecedores e prestadores de serviço podem influenciar nas empresas que desejam controlar e reduzir custos em viagens. 

Solução: Verifique como andam suas negociações. Então, estime valores das passagens aéreas para destinos de maior frequência entre seus colaboradores.

Check-in e Check-out

Problema: Check-in e check-out de voos e hospedagens podem não conciliar e acarretar em despesas maiores em suas viagens corporativas. Muitos hotéis cobram diárias ou taxas para hóspedes que não conseguem cumprir com os horários de entrada e saída estipulados nas reservas.

Solução: Considere verificar e registrar esse custo em seu controle!

Transporte

Problema: Seu colaborador precisa se locomover no destino, seja na ida até o hotel ou para reuniões e eventos.

Solução: Estime a média de despesas com carros alugados, táxis e outros meios de transporte no local.

Alimentação

Problema: As despesas com alimentação são indispensáveis na hora de calcular custo de viagens corporativas.

Solução: Apesar de variar muito conforme o destino escolhido, é possível obter estimativas e médias que ajudam a controlar os gastos diários. Faça uma média de frequência x custo e registre as despesas.

Segurança

Problema: Atente-se à segurança de seu colaborador. Este ponto também é essencial nos itens de uma viagem corporativa. Além de assegurar a qualidade da viagem, também evita incidentes e gastos maiores ao se deparar com imprevistos.

Solução: Verifique custos com seguro viagens e também registre em seu controle de despesas.

Despesas extras

Problema: Imprevistos podem acontecer e é preciso prever este cenário e a consequência deles diretamente no bolso! Um atraso ou até mesmo problemas com locomoção podem significar um aumento considerável das despesas. 

Solução: Calcule um valor adicional para evitar surpresas em seu orçamento!

Passo 2: Defina uma política de viagens corporativas

A política de viagens corporativas norteia os gastos de colaboradores. Isso porque o documento é composto por diretrizes que estabelecem orçamentos para cada item. 

Deste modo ficará mais fácil controlar e calcular o custo de viagem corporativa, ok?

Passo 3: Crie seu controle com os dados obtidos

Com todos os dados e estimativas de despesas com itens básicos de viagens corporativas, organize-se com planilhas como relatórios para registrar os custos.

Assim, é possível verificar quais itens têm saído de sua política, em quais etapas seus gastos são maiores e o que precisa ser alinhado.

 

Com essas dicas, sua visualização de como calcular custo de viagem corporativa será mais ampla e, como consequência, você conseguirá ter total controle para redução de despesas em viagens!

Tags: Viagens corporativas, viagem online