• blog top

Política de reembolso de despesas com viagens: como implantar

Estabelecer uma política de reembolso de despesas com viagens é fundamental para empresas e colaboradores

Você já pensou na sua política de reembolso de despesas com viagens? Bem, saiba que é o principal apoio para colaboradores que estão constantemente em outros destinos por suas empresas!

Atenção:

Com o frequente deslocamento para eventos, feiras, congressos, reuniões e até mesmo treinamentos, os colaboradores precisam ter todo o suporte necessário.

Essa assistência também é essencial justamente por que são eles quem representam sua empresa em diferentes locais, certo? Portanto, preste bem atenção em como implantar essa política por aí!

Política de reembolso de despesas com viagens

Antes de tudo: O que é uma política de reembolso de despesas com viagens?

Para entender melhor como aplicar essa política em sua empresa, compreender sua definição pode ajudar em como criar e implementar.

Então... Vamos lá?

Uma política de reembolso de despesas com viagens é apenas uma parte ou norma de uma Política de Viagens Corporativas.

Esta parte é um termo de responsabilidade em que a empresa é responsável por assumir os gastos de seus colaboradores durante viagens a negócios.

Ou seja, são estabelecidos quais tipos de despesas e valores que suprem as necessidades no destino e podem ser reembolsados pela organização.

Este tipo de documento também estabelece que gastos pessoais devem ficar de fora da responsabilidade da empresa, por exemplo.

Por isso, a política garante que colaborador e empresa sejam transparentes quanto às despesas e não prejudiquem um ao outro.

Como implantar?

Antes de mais nada, tenha em mente que a própria Receita Federal exige que, ao pedir reembolso, o viajante comprove suas despesas.

Para isso, é necessária a apresentação do bilhete de passagem, nota fiscal ou recibo do hotel. Todos os documentos devem constar o nome do viajante, o local e os valores pagos pelo colaborador.

Sabendo disso, siga alguns passos importantes para sua aplicação em sua empresa!

1. Estabeleça os adiantamentos de despesas

Junto de seus colaboradores, estabeleça os itens que devem ser pagos previamente pela empresa, como hospedagem, passagens aéreas e aluguel de veículos. 

2. Determine as despesas reembolsáveis

Na política de reembolso de despesas com viagens, coloque de maneira clara e objetiva quais gastos são considerados reembolsáveis, como:

  • Aluguel de carros;
  • Passagens aéreas;
  • Alimentação;
  • Telefonia móvel;
  • Lavanderia;
  • Vistos e demais documentos;
  • Internet,
  • Entre outros.

Neste caso, deixe estabelecido também em quais situações há o reembolso e suas exceções. 

Exemplo: será reembolsado valores até R$ 40 por refeição a gerentes e R$ 100 a diretores em viagens internacionais.

3. Determine as despesas não reembolsáveis

Gastos pessoais ou de uso pessoal que saem da política estabelecida não devem ser reembolsados.

Para determinar isso, verifique itens que não auxiliam o viajante com o objetivo da viagem. Entre alguns itens, podemos citar:

  • Gastos pessoais, como roupas e souvenirs;
  • Despesas com entretenimento no local;
  • Danos ou perdas de objetos;
  • Serviços de vallet;
  • Multas ou cancelamentos de itens já agendados,
  • Entre outros.

4. Estipule o procedimento

Para efetuar o reembolso, você precisa estipular os procedimentos. Como? Estabeleça um período para os pedidos de reembolso após a viagem.

Informe a necessidade de recibos e notas fiscais, além de formulários para organização e transparência de colaboradores e empresas.

5. Defina processos em que o reembolso é negado

Em caso de perda ou ausência de comprovantes, como notas fiscais e recibos, alguns itens devem ser pagos pelo colaborador.

Essas incompatibilidades devem estar estabelecidas também na política. Conte com uma pessoa responsável para isso, como um contador ou advogado. 

Controle total de suas despesas de viagens com a Alatur JTB

Além de todos esses passos, é preciso o controle total de sua Política de Viagens Corporativas, bem como certificar-se de que seus colaboradores seguem as diretrizes estabelecidas.

Para isso, contar com uma empresa especializada na Gestão de Viagens Corporativas é peça chave nos negócios. 

A Alatur JTB te dá suporte na criação e controle de sua política de viagens! Além de permitir agilidade em reservas e outros itens essenciais às viagens corporativas.

Assim, você cria relatórios e gerencia orçamentos para sua política de reembolso de despesas com viagens.

Conte conosco para reduzir custos e controlar seus negócios ultrapassando barreiras!

Tags: Viagens corporativas