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Como preencher uma planilha de prestação de contas de viagem

Planilha de prestação de contas de viagem não precisa ser um grande desafio. Veja as melhores práticas e como criar!

Na hora de preencher uma planilha de prestação de contas de viagem, diversas dúvidas começam a surgir? 

Olha... Esta situação é bastante comum para gestores de viagens ou secretárias de empresas. Principalmente quando utilizam viagens corporativas para desenvolver e impulsionar melhor seus negócios.

Por isso, selecionamos dicas e boas práticas para sua organização!

Como fazer uma planilha de prestação de contas de viagem

planilha de prestação de contas de viagem

Antecipe seus custos

Uma das melhores maneiras de organização e controle de despesas é antecipar seus custos com viagens corporativas.

Primeiro, faça uma lista de itens essenciais em que é possível reservar com antecedência.

Registre os valores, como passagens aéreas, hospedagens e transfers.

Despesas extras

Preveja também as despesas extras que podem acontecer durante as viagens.

Registre esses dados em uma coluna separada das demais despesas.

Guarde os comprovantes

Todo e qualquer custo feito durante a viagem, que esteja relacionado com o objetivo no destino, deve ser aguardado. 

Por isso, sempre peça por recibos e comprovantes. E, depois, organize os papéis por datas.

Incentive boas práticas

Outras boas práticas devem ser inseridas entre seus colaboradores para controle na hora de prestar contas de viagens.

  • Estruture uma política de viagens: desta maneira ficará mais fácil obter organização e controle dos custos;
  • Organize fluxos de aprovação e organização: assim, é possível também ter maior controle do que foi permitido e realizar processos mais claros;
  • Liste itens básicos presentes de maneira comum em viagens corporativas;
  • Não deixe para prestar contas semanas ou meses depois da viagem: faça o controle o quanto antes para evitar problemas, como esquecimento ou perda de comprovantes.

Escolha uma forma de controle

Com todos os dados em mãos, chegou a hora de estruturar sua planilha de prestação de contas de viagem.

Se sua escolha é por fazer de forma manual, crie uma planilha com todos os itens, dias e custos. Se possível, permita inserir comentários para melhor organização.

O ideal é que, ao final de cada dia de viagem, seu colaborador preencha o que foi gasto durante todo o período. 

Se optar por planilhas compartilhadas, a empresa ainda poderá acompanhar em tempo realas despesas e estar de olho dos gastos com a viagem!

Dica extra: Conte com especialistas!

Se para você, este processo ainda demanda muito tempo e bastante colaboração de seu funcionário, contar com uma empresa especialista é a melhor opção.

Imagine poder automatizar esse controle, integrando sua política de viagens?

A Alatur JTB possui um serviço de gestão com atendimento dedicado e ferramentas de tecnologia inovadoras para atender a todas as exigências do mercado corporativo.

Inclusive em relatórios gerenciais para total controle de seu programa de viagem.

Ou seja, é ideal para alinhar praticidade, segurança e produtividade a sua empresa!

Conte conosco para saber mais!

Como calcular o custo de viagem corporativa?

Saber calcular o custo de viagem corporativa permite reduzir despesas e aumentar o desenvolvimento da empresa

Calcular o custo de viagem corporativa tem sido um desafio para você? 

Se esta é uma tarefa complicada no dia a dia de sua empresa, é provável que seus colaboradores realizem uma grande quantidade de viagens corporativas.

E mesmo que esse tipo de viagem tenha o objetivo de obter benefícios financeiros aos negócios, com a falta de controle, acabam gerando mais custos.

Ou seja... A ação acaba não sendo tão positiva assim, certo?

Cenário das viagens corporativas

Ao constatar essa desvantagem em sua empresa, não se desespere!

Uma pesquisa da ALAGEV (Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas) constatou números impressionantes.

Apenas em 2015, viagens como essas movimentaram o mercado, chegando a 38,73 bilhões de reais!

Por isso, o estudo também concluiu que esse tipo de despesa está entre os maiores gastos das empresas e o que mais sobrecarrega o caixa.

E claro, a dificuldade em controlar as despesas vira então prioridade quando o assunto é viagens corporativas.

Afinal, com o controle e a organização é possível, além de reduzir os custos, também melhorar o desenvolvimento e a competitividade da empresa no mercado em que atua.

Então, como calcular custo de viagem corporativa?

Calcular o custo de viagem

Diversas estratégias podem ser usadas para calcular custo de viagem corporativa. 

Entretanto, para te ajudar nessa tarefa disponibilizamos dicas que vão ajudar no controle dessas despesas. Confira os passos!

Passo 1: Liste os gastos básicos de viagens

  • Passagens aéreas;
  • Check-in e Check-out;
  • Transporte;
  • Alimentação;
  • Segurança,
  • Despesas extras.
Passagens aéreas

Problema: O relacionamento com fornecedores e prestadores de serviço podem influenciar nas empresas que desejam controlar e reduzir custos em viagens. 

Solução:Verifique como andam suas negociações. Então, estime valores das passagens aéreas para destinos de maior frequência entre seus colaboradores.

Check-in e Check-out

Problema: Check-in e check-out de voos e hospedagens podem não conciliar e acarretar em despesas maiores em suas viagens corporativas. Muitos hotéis cobram diárias ou taxas para hóspedes que não conseguem cumprir com os horários de entrada e saída estipulados nas reservas.

Solução:Considere verificar e registrar esse custo em seu controle!

Transporte

Problema: Seu colaborador precisa se locomover no destino, seja na ida até o hotel ou para reuniões e eventos.

Solução: Estime a média de despesas com carros alugados, táxis e outros meios de transporte no local.

Alimentação

Problema: As despesas com alimentação são indispensáveis na hora de calcular custo de viagens corporativas.

Solução: Apesar de variar muito conforme o destino escolhido, é possível obter estimativas e médias que ajudam a controlar os gastos diários. Faça uma média de frequência x custo e registre as despesas.

Segurança

Problema: Atente-se à segurança de seu colaborador. Este ponto também é essencial nos itens de uma viagem corporativa. Além de assegurar a qualidade da viagem, também evita incidentes e gastos maiores ao se deparar com imprevistos.

Solução: Verifique custos com seguro viagens e também registre em seu controle de despesas.

Despesas extras

Problema:Imprevistos podem acontecer e é preciso prever este cenário e a consequência deles diretamente no bolso! Um atraso ou até mesmo problemas com locomoção podem significar um aumento considerável das despesas. 

Solução: Calcule um valor adicional para evitar surpresas em seu orçamento!

Passo 2: Defina uma política de viagens corporativas

A política de viagens corporativas norteia os gastos de colaboradores. Isso porque o documento é composto por diretrizes que estabelecem orçamentos para cada item. 

Deste modo ficará mais fácil controlar e calcular o custo de viagem corporativa, ok?

Passo 3: Crie seu controle com os dados obtidos

Com todos os dados e estimativas de despesas com itens básicos de viagens corporativas, organize-se com planilhas como relatórios para registrar os custos.

Assim, é possível verificar quais itens têm saído de sua política, em quais etapas seus gastos são maiores e o que precisa ser alinhado.

 

Com essas dicas, sua visualização de como calcular custo de viagem corporativa será mais ampla e, como consequência, você conseguirá ter total controle para redução de despesas em viagens!

Como ter uma política de viagens corporativas automática

Política de viagens corporativas: automatizar traz vantagens em economia de tempo e dinheiro

Você faz e controla sua política de viagens corporativas? Então, nos responda: quanto tempo e dinheiro você está gastando?

Realizar a organização, cálculos de reembolso e projeções de despesas de maneira automática minimiza a ocorrência de erros. E até mesmo os elimina!

Isso mesmo! Além disso, como consequência da automatização, é possível ganhar tempo e economia. 

Importância em ter uma política de viagens corporativas automática

Com normas e padrões, uma política de viagens corporativas garante: a ordem, a saúde financeira de sua empresa. E ainda evita despesas desnecessárias.

Por isso, em um documento, são reunidos todos os critérios para procedimento para viagem a serviços.

Itens presentes na política de viagens corporativas:

  • Limites de gastos;
  • Fornecedores;
  • Processos de aprovação;
  • Regras de reembolsos,
  • Entre outras importantes questões para uma viagem a negócios de sucesso.

Quanto mais informações específicas este documento conter, maior é a segurança e qualidade das viagens.

política de viagens corporativas

Errar na política de viagens = Maiores custos e perdas

Fazer todo o controle manual pode ser um trabalho enorme com a possibilidade de falhas, que podem acarretar em grandes perdas aos negócios.

Por isso, a Alatur JTB disponibiliza uma ferramenta prática e eficaz. Em nosso sistema, você cria sua política e tem total controle para verificar se seus colaboradores seguem as diretrizes de viagens corporativas de sua empresa.

As vantagens em automatizar sua política de viagens corporativas com a Alatur JTB:

  • Otimização de tempo:De maneira prática, os dados são inseridos em nosso sistema para total controle. Assim, você ganha tempo para outras tarefas;
  • Segurança financeira: Nossa ferramenta garante o cumprimento da política e, como consequência, mantém os gastos controlados;
  • Decisões assertivas: Fica mais fácil tomar decisões rápidas e assertivas com o controle total de suas viagens corporativas;
  • Reembolso: Nosso sistema também realiza o reembolso automático e controle de bilhetes não utilizados,
  • Suporte gratuito: Viajantes e gestores que utilizam nossa ferramenta online possuem suporte total gratuito.

Como ter uma política de viagens corporativas automática

Para obter uma política de viagens corporativas automática, o primeiro passo é contar com uma agência especializada como a Alatur JTB.

Entre em contato e conte conosco!

Alatur JTB lança plataforma digital para gerenciar viagens de PME

Fonte: Valor Econômico

A Alatur JTB, uma das três maiores operadoras de viagens de negócios no Brasil, lançou a agência on-line, a AJ Viagens on-line, para atrair pequenas e médias empresas. A meta é que essa operação represente de 10% a 15% das vendas brutas geradas pelo grupo no Brasil dentro de três anos.

“Nosso plano de negócios estima que em três anos essa agência on-line vai intermediar vendas de cerca de R$ 300 milhões”, disse o diretor de Suporte e Operações da Alatur JTB, Luiz Caetano, que não revelou o investimento.

Em entrevista ao Valor em setembro do ano passado, o presidente da companhia, Eduardo Kina, disse que o plano de investimento da Alatur JTB para o período 2016-2018 previa R$ 13 milhões em tecnologia.

O grupo nipo-brasileiro gerou em 2015 vendas — intermediação na comercialização de passagens aéreas, diárias de hotéis, pacotes de viagens — no valor de R$ 2 bilhões. A meta da companhia é atingir R$ 5 bilhões em vendas anuais em 2019.

A nova plataforma digital da Alatur JTB vai permitir que as empresas clientes façam comparação de preços de passagens e diárias de hospedagem. O mesmo sistema faz o gerenciamento das políticas de despesas em viagens dos funcionários e a efetivação da compra.

A Alatur JTB será remunerada por meio de uma taxa de R$ 4,85 por cada compra fechada.

Segundo estudo do Instituto Latino-americano de Gestão Competitiva, 59% das 83 pequenas e médias empresas que mais crescem no Brasil com sede em São Paulo, ainda não usam esse tipo de serviço.